2017年5月30日に改正個人情報保護法が全面施行され、マンション管理組合も「個人情報取扱事業者」に当たることになりました。安否確認のための名簿作成など、これまでも管理組合が居住者の個人情報を取り扱うことはありましたが、今後はどのような点に注意すべきなのでしょうか? マンションの防災にも詳しい、銀座パートナーズ法律事務所の岡本正弁護士に解説していただきます。

改正個人情報保護法の全面施行でこれまでと異なる点は?

改正前では5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は法が課す義務の対象外とされていましたが、改正後は取り扱っている個人情報の数にかかわりなく個人情報保護法が適用されます。これにより、小規模なマンション管理組合、自治会、サークルなどであっても法の対象となります。
個人情報取扱事業者が適切に個人情報を管理することによって、取得される側も安心して提供でき、個人情報が必要な場面でより有効に利活用されることが期待されています。管理組合においても、過剰に心配する必要はなく、個人情報を適切に取り扱うことで対応できます。

マンション内で取り扱う「個人情報」とは?

個人情報保護委員会事務局「はじめての個人情報保護法~シンプルレッスン~」より抜粋

マンションの場合、「部屋番号」だけでも個人情報となり得ます。「そのマンションに住んでいる●●号室の●●さん」ということで個人が特定できるためです。そうなると、管理組合が居住者から集める情報はほとんどが個人情報に当たり、何やら恐ろしいような気がしてしまいますが、不安になることはありません。民間事業者の監督を行う「個人情報保護委員会」から発信されているガイドラインに掲載されている「5つのルール」に則って運用すればよいのです。

個人情報保護法の5つの基本ルールとは?

個人情報保護委員会 「中小企業、小規模事業者のみなさまへ」より抜粋

管理組合での運用に当てはめて、「5つのルール」を具体的に解説していきます。

◎その1:個人情報を「取得する」時のルール

個人情報を取得する際は、あらかじめ「利用目的」を特定し、本人にわかりやすく説明する必要があります。管理組合で居住者から個人情報を収集する際は書面によることが多いと思います。例えば、災害発生時に安否確認や救護が必要な方の情報を集める際、アンケートの書面に「いつ・どのような場面でこの情報を利用するのか」を明示して情報を集めるようにするとよいでしょう。

◎その2:個人情報を「利用する」時のルール

個人情報は事前にお知らせした「利用目的」の範囲内で利用しましょう。取得する際に伝えた利用目的以外のことに利用したい場合は、本人の同意が必要となります。その場合も改めて書面を用意し、同意を得たことを証憑として残しておくと安心です。

◎その3:個人情報を「保管する」時のルール

盗難や紛失などが起きないように、安全管理措置を施しましょう。パソコンにデータを保存する場合はその端末を利用する人を制限する、ファイルにパスワードを掛ける、ウイルス対策ソフトを入れるなどの対策が必要です。回収したアンケート用紙など紙媒体は、施錠できるキャビネットに保管し、不要になったら廃棄します。
平常時は安全管理が必要となる一方で、災害対策名簿をキャビネットに保管した場合「災害発生時に誰がキャビネットを開錠するのか」という問題が発生します。「防災倉庫内に鍵の掛かるキャビネットを用意して保管し、災害発生時には防災組織に所属する居住者2名以上で立会い開錠する」など、保管ルールと合わせて災害時の利用ルールも定めておきましょう。

◎その4:個人情報を「他人に渡す」時のルール

個人情報を他人(本人以外の第三者)に渡すときは、原則として本人の同意が必要です。本人の同意を得なくても第三者に渡すことができるのは(1)法令に基づく場合、(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人同意を得ることが困難なとき、(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人同意を得ることが困難なとき、(4)国の機関等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき、(5)オプトアウトによる提供、(6)委託等に伴って提供するとき、などがあります。管理組合で良くあり得るケースとしては、警察などから照会があった場合など法令に基づく場合、災害発生時の安否確認など生命等保護の必要がある場合、マンション管理会社への委託、などが考えられそうです。

マンション内で居住者名簿を作成していたとして、災害発生時に安否確認活動を行う際に、マンションで立ち上げた災害対策本部(理事会)や協力する居住者らでその情報を活用することは十分可能であると考えられます。

マンション管理会社に個人情報を提供する場合も、委託に基づくものと考えられますが、この場合、マンション管理組合側には、委託先の監督義務が発生します。管理会社における個人情報の取扱いの実態や、管理委託契約の内容を十分に確認しておく必要があります。

◎その5:本人から個人情報の「開示を求められた」時のルール

本人から、取得した個人情報を「開示」「訂正」「利用停止」するよう求められた場合は適切に対応する必要があります。また、取得した個人情報の「利用目的」について質問されたときにも答えられるようにしておきましょう。

上記のルールに則って適切に管理することで、個人情報の漏えいやトラブルを避けることができます。

安否確認のための名簿作成

個人情報保護法を理解したところで、いよいよ本題です。災害時の安否確認のための居住者名簿はどのように作成し、管理すればよいでしょう? 名簿を作成する方法として、以下の2つのパターンが代表的です。

<A> 全居住者の名簿を作成する
<B> 災害時の支援が必要な方のみ名簿を作成する

<A>が望ましいことは言うまでもありませんが、全戸に「利用目的」を説明して必要な情報を収集し、更新し続けるのは現実的に困難です。一方、<B>については、支援が必要な方やそのご家族に情報提供を呼びかけることによって実現しやすい手法です。
具体的な安否確認の方法としては、各住戸で世帯の安否確認を行ってもらうようにルールを定めた上で、住戸側から「●●号室は無事です」とマンション管理組合(災害対策本部や理事会)に報告してもらう手順が簡便かつ迅速です。報告の仕方は、玄関ドアに安否カードを貼付する、各世帯の代表者がエントランスに集合するなどの方法があります。これにより、管理組合(災害対策本部や理事会)で各住戸の一人一人を確認しなくとも、全住戸の安否確認を行うことができるようになります。

では、「<B>災害時の支援が必要な方の名簿」を作成するにはどうすればよいでしょうか。趣旨を説明した上で本人や家族から情報を提出してもらうので、個人情報を取得することに問題はありません。むしろ、提出された「支援してもらいたい」ニーズに管理組合がどのように応えるかを検討することが重要となります。たとえば、「うちには寝たきりの高齢者が日中ほぼ一人でいるため、災害時には玄関扉を開けて安否確認してもらいたい」ということであれば、どのように開錠するのかなどを事前にすり合わせておく必要があります。また、「車いすが必要な高齢者がいるので、避難時には支援してもらいたい」ということであれば、管理組合としては部屋番号と「車いすの方が避難支援必要」ということを災害時対応情報として把握しておけばよく、機微情報を必要以上に収集しない方が管理上も安全です。

<B>の情報は、「部屋番号+支援してもらいたい方の状況とニーズ+事前に話し合った対応方法」のみを記載して防災倉庫のキャビネットに保管しておく、いざというときは防災組織に所属する居住者2名以上での立会いで開封する、というように、平常時には安全な管理を徹底し、逆に災害時には迅速に活用できるよう実際の業務フローを検討しておきましょう。

解説:岡本正弁護士
<プロフィール>
銀座パートナーズ法律事務所パートナー弁護士。マンション管理士、ファイナンシャルプランナー(AFP)、医療経営士、宅地建物取引士、防災士などの資格を有し、防災・危機管理・災害対策などの社員研修・セミナー・コンサルタントも手掛ける。2001年慶應義塾大学法学部法律学科を卒業し、2003年弁護士登録。2009年から2011年に内閣府に上席制作調査員として出向。東日本大震災を契機に「災害復興法学」を創設し、中央大学大学院客員教授、慶應義塾大学法科大学院非常勤講師等歴任。代表著著に『災害復興法学』(慶應義塾大学出版会・単著)、『自治体の個人情報保護と共有の実務』(ぎょうせい・共著)、『専門士業と考える 弁護士のためのマンション災害対策Q&A』(第一法規・共著)。
http://www.law-okamoto.jp/


関連情報